O Responsável pelo Formulário é um participante do envelope cuja função é realizar o preenchimento de informações diretamente no documento, antes do início das etapas de autorização e assinatura.
Sendo um papel essencial em cenários onde o documento depende de dados prévios para seguir corretamente o seu fluxo, garantindo que todas as informações estejam corretas antes das próximas etapas.
A configuração do responsável pelo formulário no envelope deve ser realizada conforme as etapas a seguir:
- Passar pela etapa de Upload
- Passar pela etapa de Configuração
- Ao acessar a etapa “Signatários” descer até o toggle “Responsável pelo preenchimento do formulário” e habilita-lo
- Clicar no botão “Adicionar” dentro do campo que passou a ser exibido após habilitar o toggle
- Selecionar um contato que já existe na agenda ou criar um e clicar no botão “ADICIONAR”
Após a conclusão dessas etapas, o responsável pelo formulário estará adicionado ao envelope e será o primeiro participante a receber a notificação para realizar sua atividade, antes dos autorizadores e signatários.
Ao utilizar o Sign no navegador mobile, não é possível utilizar a função “Responsável pelo preenchimento de formulário.”
Elementos e funcionalidades do responsável pelo formulário
Será apresentado o botão 3 somente após a inserção de um contato.
1.Adicionar Responsável: Ao clicar nesse botão, o sistema irá abrir um modal para selecionar o contato que será o Responsável por preencher os dados do formulário, através desse modal é possível criar um novo contato também utilizando o passo a passo encontrado aqui.
2.Autenticação de acesso: marque esta opção para garantir mais segurança ao compartilhar um documento, pois será gerado um código aleatório de 6 caracteres que será enviado via e-mail, e solicitado ao responsável assim que for acessar o documento.
3.Trocar Responsável: Esse botão permite alterar o responsável pelo formulário já definido no envelope. É permitido apenas um responsável por envelope, não é possível adicionar múltiplos contatos. Assim, ao utilizar o botão e selecionar um novo contato, o responsável atual será automaticamente substituído pelo novo selecionado na tabela.
Para remover o Responsável do envelope, basta desabilitar o toggle que foi acionado no momento de exibir o campo.
Regras de funcionamento do responsável pelo formulário
– Será possível adicionar apenas 1 Responsável por envelope
– A funcionalidade não estará disponível no navegador mobile.
– O responsável sempre irá atuar antes dos demais participantes do envelope seguindo o comportamento padrão:
- Responsável > Signatário
- Responsável > Autorizador > Signatário
Com essas configurações concluídas, o responsável pelo formulário estará devidamente configurado e pronto para atuar no fluxo do envelope. A partir disso, o usuário poderá prosseguir para a definição dos campos do formulário no documento, conforme descrito no artigo a seguir.