ECM (Enterprise Content Management) é um conjunto de métodos, ferramentas e estratégias usadas para gerenciar todo o ciclo de vida de documentos e informações organizacionais.
O módulo ECM irá determinar quais permissões e limites de acesso às funcionalidades do ECM um usuário terá.
Antes de aprender a utilizar o ECM é importante entender sua estrutura e características.
O ECM é organizado por pastas e arquivos, sendo:
a) Pastas: podem ter subpastas e arquivos dentro dela. É possível configurar permissões de acesso para cada pasta e subpasta conforme abaixo:
– Visualização: permite que os usuários tenham acesso ao conteúdo das pastas que também estiverem com acesso liberado aos grupos no qual eles estão inseridos;
– Edição: permite que os usuários excluam a pasta, editem seu nome e permissões de acesso. Ao acessar a pasta, poderão criar novas subpastas e arquivos;
– Download: permite que os usuários realizem download dos arquivos/documentos inseridos na pasta. Serve apenas para definir a permissão de acesso de download como padrão para os arquivos/documentos que serão criados na pasta.
As permissões de acesso definidas para cada pasta serão replicadas como padrão nas pastas e arquivos/documentos criados dentro dela, possibilitando editar conforme necessidade, no ato do cadastro.
Exemplo 1 – Pasta “RH”:
Acontece na prática: SESMT consegue visualizar a pasta, não consegue excluir e editar a pasta e nem criar novas pastas e arquivos dentro dela. Se dentro da pasta “RH” houver outra pasta ou arquivo no qual o SESMT não tenha permissão de visualização, não irá aparecer para os usuários deste grupo. RH consegue efetuar todas as ações possíveis.
Exemplo 2 – Pasta “Documentos Admissionais”:
Acontece na prática: RH e SESMT conseguem visualizar a pasta, excluir e editar a pasta (nome e permissões de acesso) e criar novas pastas e arquivos dentro dela. Se dentro da pasta “Documentos Admissionais” houver outra pasta ou arquivo no qual o RH ou SESMT não tenham permissão de visualização, não irá aparecer para os usuários deste grupo.
Exemplo 3 – Pasta “Contratos de Trabalho”:
Acontece na prática: SESMT não visualiza a pasta “Contratos de Trabalho”. Dentro da pasta “RH” consegue visualizar apenas a pasta “Documentos Admissionais”. RH consegue efetuar todas as ações possíveis.
b) Arquivos/documentos: assim como as pastas, é possível configurar permissões de acesso para cada arquivo/documento conforme abaixo:
– Visualização: permite que os usuários tenham acesso ao conteúdo dos arquivos que estiverem com acesso liberado aos grupos nos quais eles estão inseridos;
– Edição: permite que os usuários excluam o arquivo, editem suas informações de cadastro, permissões de acesso, criem revisões para atualizar o arquivo/documento e transfiram a pasta para outra pasta no qual os usuários possuam permissão de edição;
– Download: permite que os usuários efetuem download do arquivo/documento que estiverem com permissão de edição liberada aos grupos nos quais eles estão inseridos.
Exemplo 1 – Arquivo/documento “Ficha Cadastral” de Alessandra Costa – Localizado na pasta “Documentos Admissionais”:
Acontece na prática: SESMT tem acesso a pasta “Documentos Admissionais” no qual o arquivo está inserido, porém não visualiza o arquivo/documento “Ficha Cadastral” de Alessandra Costa. RH consegue efetuar todas as ações possíveis.
Exemplo 2 – Arquivo/documento “Comprovante de Residência” de Alessandra Costa – Localizado na pasta “Documentos Admissionais”:
Acontece na prática: SESMT tem acesso a pasta “Documentos Admissionais” no qual o arquivo está inserido, consegue visualizar o arquivo/documento “Comprovante de Residência” de Alessandra Costa, não consegue editar nenhuma informação e consegue realizar download do arquivo. RH consegue efetuar todas as ações possíveis.
Exemplo 3 – Arquivo/documento “Exame Admissional” de Alessandra Costa – Localizado na pasta “Documentos Admissionais”:
Acontece na prática: SESMT tem acesso a pasta “Documentos Admissionais” no qual o arquivo está inserido, consegue visualizar o arquivo/documento “Exame Admissional” de Alessandra Costa, consegue editar todas as informações e realizar download do arquivo. RH também consegue efetuar todas as ações possíveis.